Sinds afgelopen vrijdag werken veel mensen thuis. Ook ik werk vanuit huis. Twee kinderen en een vrouw beneden, ik op zolder. Prima plek, goede werksfeer, lekker rustig en ik kan me hier goed focussen. Maar overleggen is essentieel voor goede samenwerking, zowel met klanten, partners en collega’s. Het goede nieuws is: overleggen met interpersoonlijke communicatie is tegenwoordig ook goed mogelijk vanaf een zolder. Het slechte nieuws is: veel mensen communiceren alsof ze met hun oma bellen, of alsof ze gewoon op kantoor zitten. Daarom hier 5 tips hoe je de overleggen tijdens het thuiswerken beter doorkomt.

Tip 1: zorg voor een agenda en/of werkvorm

Meer dan in fysieke meetings, is een agenda belangrijk als je elkaar digitaal treft. Dat betekent dat je van te voren minimaal met elkaar de volgende dingen bespreekt:

  1. Wat is het doel van de meeting (waarom wil je het overleg hebben en wat wil je eruit halen)?
  2. Wat staat er op de agenda?
  3. Wie zijn er aanwezig bij het overleg en waarom?
  4. Wat is de werkvorm? Ga je voor de daily stand-up (per persoon: wat heb ik gedaan, waar liep ik tegenaan en wat ga ik doen), of ga je voor een traditionele agenda? Wil je brainstormen? Denk dan na over hoe je dat aanvliegt. Wil je het collectieve brein activeren en vatten? Hoe zorg je dat iedereen aan het woord komt?

Allemaal overdenkingen voorafgaand aan het plannen van een online overleg, maar belangrijk voor een efficiënt overleg.

Tip 2: demp je audio als je niet aan het woord bent

Dempen van je audio is belangrijk als je niet aan het woord bent tijdens een digitaal overleg. Dat klinkt heel simpel, maar is eigenlijk les één als je digitale overleggen hebt. Beter bekend als de mute-button in video-call software. In mijn team bij TRES net zo iconisch geworden als het woord “mand” (dat we roepen op het moment dat iemand te lang aan het woord is en niet to-the-point komt).

Vind ik leuk: https://www.youtube.com/watch?v=pdE83FX-Mto.

Tip 3: overweeg of iedereen gehoord moet worden tijdens het overleg

Dit klinkt onaardiger dan het is. Maar tijdens interne presentaties is het ook niet zo dat iedereen continu zijn mond kan opentrekken. Daar wordt men op ingelaste momenten gevraagd om een reactie of vraag. Digitaal kun je dit hetzelfde organiseren en als men niet overwegend aan het woord is, is beter om die mensen tekstueel te laten deelnemen – dus meer een webinar vorm. Daarbij zijn een aantal mensen aan het woord en kan de rest input leveren middels chatboxen.

Zorg daarnaast dat als je met meerdere mensen gaat videobellen dat iedereen achter zijn eigen device zit. Dus niet twee mensen achter één laptop, want dan is er altijd één iemand minder goed te horen. En ga ook niet naast elkaar zitten, want dan gaat het rondzingen.

Tip 4: zorg voor visuele ondersteuning tijdens het overleg

Hier zijn we bij het hogere fruit aanbeland. Want niet alleen digitale overleggen kunnen veel efficiënter met visuele ondersteuning, fysieke meetings kunnen hier ook veel baat bij hebben.

Allereerst: om interpersoonlijke communicatie te laten floreren tijdens digitaal overleggen, adviseer ik voor kleine groepen mensen (tot 4 personen) waarbij het doel van de meeting elkaar op de hoogte brengen is de camera aan te zetten en echt te videobellen. Ook bij stand-ups heeft dit mijn voorkeur.

Ga je echter voor grotere groepen en/of een duidelijke werkvorm of agenda, zorg dan dat er visuele ondersteuning bij wordt gebruikt. Dit is erg belangrijk vanwege verschillende redenen:

  1. Iedereen is continu op de hoogte van waar “we” zijn tijdens het overleg.
  2. Via de visuele verslaglegging wordt er genoteerd wat iemand zegt en kan iemand corrigeren als hij/zij zich niet goed gehoord voelt.
  3. Doordat er naast het gesprek een vorm van visuele ondersteuning is, volgt iedereen de rode draad, is men beter gefocust en kan men goed teruggrijpen op een eerder deel in het gesprek (dat kan in hetzelfde overleg zijn, maar ook in voorgaande overleggen).

Zelf vind ik hiervoor mindmappen het meest geschikt, tijdens dit soort overleggen ook wel livemappen genoemd. World of Minds is hierin gespecialiseerd en geeft vandaag, morgen en overmorgen gratis online introductietrainingen (ivm corona), klik hier voor meer informatie.

Tip 5: gebruik de juiste tools en apparatuur

Video call tooling

Hieronder mijn favoriete lijstje en waarom ik het prettige tooling vind.

  • Whereby: hier ben ik groot fan van. Omdat het supersimpel en gratis (in beperkte vorm) is. Je maakt een link aan, stuurt die naar de gene met wie je gaat bellen en voila je hebt je videocall. Je kunt ook schermdelen en tot vier personen is het gratis. Je hoeft geen gegevens uit te wisselen van deelnemers en deelnemers hoeven geen account aan te maken.
  • Slack: als je gebruik maakt van Slack binnen je bedrijf, kun je hier prima je stand-ups mee beleggen. Werkt goed met zowel video als audio. Verder geen bijzonderheden en ingewikkelde zaken, daarvoor moet je gebruik maken van één van de andere tools.
  • GoToMeeting: als je met grotere groepen zit waarbij je ook tekst-input wilt verzamelen, zit je in meer in een webinar-achtige setting. In dat geval adviseer ik gebruik te maken van webinar software. GoToMeeting is daar een voorbeeld van, maar ook WebinarGeek vind ik goed (ziet er iets gebruiksvriendelijker uit). Je kunt hiermee een groep zich laten inschrijven/aanmelden voor je overleg. De initiator is de voorzitter/moderator van de meeting. Hij kan microfoons aan- en uitzetten, de tekstuele input vergaren en indien gebruik makend van mindmap software dit verwerken in een visueel verslag.
  • Zoom: als je met je team veel digitaal overleg hebt en ook met klanten, dan is Zoom in mijn optiek het beste. Zoom is de betere versie van Whereby. De gratis variant van Zoom heeft een 40 minuten max per meeting restrictie, waardoor je beter voor Whereby kunt kiezen als je niet zoveel digitaal werkt en liever gratis tooling hebt. Verder is Zoom enorm simpel en gericht op face-to-face overleg met teams, individuen en klanten. Vooral de gebruiksvriendelijkheid van Zoom stijgt boven de andere tools uit. En de break-out rooms is onderscheidend ten opzichte van de rest. Veel remote-werkende bedrijven werken ook met Zoom, zoals Dropbox, Uber, Slack, Rakuten, Zapier en Atlassian.

Take-aways qua apparatuur

  • Gebruik een headset, of koptelefoon/oortjes met microfoon.
  • Zorg dat je camera schoon is.
  • Als je een meeting houdt voor meerdere mensen en jij bent de voorzitter/moderator, zorg dan dat je een microfoon aanschaft: dan is de audiokwaliteit vele malen beter, wat de communicatie ten goede komt.
  • Stel dat je met een groep belt en je hebt drie mensen op locatie werken en een groep bij elkaar die rondom een telefoon op luidspreker belt (wat niet de voorkeur heeft, maar soms kan het niet anders), zorg dan dat je de telefoon meedraait met de gene die aan het woord is.

Meer informatie over visueel online vergaderen?

Hopelijk heb je iets aan deze tips. En het belangrijkste is misschien wel dat je er een beetje lol in houdt als je thuiswerkt. Dus ga eens een koffie of thee moment digitaal doen (simpel via Slack, of doe eens gek en gebruik “Houseparty”).