Live Visual Mapping

Een methode bedacht en ontwikkeld door World of Minds

Verloopt jouw overleg altijd gestructureerd? Zijn de uitkomsten duidelijk en weet iedereen waar hij aan toe is? Let iedereen op tijdens het (online) overleg? Of zit de helft zijn mail te lezen en beantwoorden of social media te bekijken? Door je overleg te ondersteunen met Visual mapping, bijvoorbeeld Live Mindmapping, zorg je dat:

1. Overleggen beter en gestructureerder verlopen
2. Meer draagvlak is over hetgeen besproken wordt
3. Er duidelijke acties ontstaan die simpel vertaald kunnen worden naar actielijstjes
4. In minder tijd dan je reguliere overleg

Dat zijn mooie resultaten toch?

Livemapper

Om vergaderingen, brainstorms, creatiesessies en andere overleggen meer structuur en effectiviteit te geven, zorg ik voor visuele ondersteuning tijdens de meeting. Dat doe ik door middel van het het collectieve brein te ontsluiten in een mindmap. Ik ben getraind door en partner van World of Minds uit Den Haag die hier hun expertise van hebben gemaakt. Onderaan de pagina zie je een voorbeeld van hoe Live Mindmapping in de praktijk werkt.

Training Live Visual Mapping

Iedere keer mij inhuren om je overleg visueel in kaart te brengen is gezellig, maar niet zo effectief. Veel effectiever is om de kennis over te nemen! Samen met World of Minds verzorg ik trainingen om Live Visual Mapping onder de knie te krijgen (on- en offline). Op die manier kun je intern alle overleggen voorzien van een livemapper, waardoor je meer bereikt in minder tijd!

Waarom Live Visual Mapping / Live Mindmapping

Linker en rechter hersenhelft

We hebben een rechter en een linker hersenhelft (hemisfeer). Met de linker hersenhelft denken we analytisch, opvolgend (sequentieel), vanuit logica, in de letterlijke betekenis van taal en rationeel. Met de rechter hersenhelft denken we systemisch (holistisch), radiaal (niet lineair), vanuit synthese, vanuit de toon van de taal (hoe iets gezegd wordt) en intuïtief. In de huidige (excel) maatschappij zitten we steeds meer met onze linker hersenhelft te werken. Terwijl links gericht denken routinematig, analytisch en informatief van aard is. Drie eigenschappen die vervangen kunnen worden door robotisering, outsourcing en niet meer winnen in een wereld waarin teveel is.

In de wereld van overvloed is het belangrijk om niet alleen je linker hersenhelft te gebruiken, maar deze aan te vullen met de kwaliteiten van je rechter hersenhelft: empathie, verhalende arbeid, systemisch denken en vorm.

Bij Live Visual Mapping en Live Mindmapping komen deze werelden perfect bij elkaar kaar. Daarom is dit zo’n enorm krachtige tool. Het werkt voor het verkrijgen van overzicht, het beter onthouden van informatie en het vergroten van de creativiteit.

Onderstaand zie je een video van het live mindmappen van een online bijeenkomst.

Facilitatie online bijeenkomst

Sinds Corona haar intrede deed is het thuiswerken normaler geworden. Maar hoe organiseer je een effectieve bijeenkomst, vergadering of brainstorm vanuit huis, dus online? Dat kan op veel verschillende manieren. Toch zie je dat dit vaak niet effectief gebeurt. Harvard Business Review deed er onderzoek naar en kwam tot onderstaande afbeelding:

Het gaat hierboven over de conference call en dat kunnen veel verschillende werkvormen zijn. Maar de oorzaak van dit gebrek aan aandacht is veelal verveling. Hoe kun je dat oplossen? Door de richtlijnen van effectief online overleggen toe te passen:

• Bepaal je doel en doelgroep en ontwerp je sessie op maat. Bepaal ook afhankelijk van het doel en je doelgroep welke tooling je wilt gebruiken.
• Visueel ondersteunen online sessie
• Gebruik online energizers
• Nog meer dan bij offline sessies is een goede voorbereiding belangrijk

Ga je een online sessie organiseren? Kijk dan eens op deze kaart. Keerwater helpt bij het organiseren en faciliteren van online sessies. Van webinars tot brainstorms en van ALV’s tot aan congressen. We gaan altijd uit van een doel en een doelgroep op maken op basis daarvan een ontwerp op maat. Alles is namelijk afhankelijk van deze twee factoren – ook voor wat betreft de tooling die gebruikt wordt. We geven ook inspiratiesessies/proeverijen voor het organiseren van online bijeenkomsten.

Gaat de uitdaging Keerwater boven de pet, dan schakelen wij altijd onze partner World of Minds in. Zij zijn al meer dan tien jaar gespecialiseerd in Online overleggen – voor hun is het zogenaamde “nieuwe werken” inmiddels de standaard.

Hieronder een video van hoe we World Café hebben toegepast in een digitale vorm met Mural en Zoom.

Online Escape Room voor teamontwikkeling

Een product van Pentascope aangevuld met een scheutje Keerwater

We ervaren nu allemaal de beperkingen én voordelen van samenwerken op afstand. Maar komt alles wel mee als je op afstand werkt? Management by walking around is niet meer. En hoe werk je online nou goed en effectief als team?

Hoe werkt zo’n Online Escape Room?

Pentascope heeft een Online Escape Room ontwikkeld, die we samen uitvoeren. Hierin beleef je dat je op afstand nog steeds kan lachen, leren én verbinden. Samen ga je binnen 1 uur een online uitdaging aan en leer je spelenderwijs de mogelijkheden van online samenwerken in bijvoorbeeld Zoom of Microsoft Teams. Na deze ervaring heb je ook inzicht gekregen hoe je dit als team hebt aangepakt. Kun je elkaar blind vertrouwen? Wie heeft welk talent? En wat kunnen we hiervan leren op het gebied van online samenwerken?

Op een positieve manier ben je verbonden met je collega’s. Na afloop bespreek je wat de uitdagingen zijn (per persoon) en wat de talenten zijn tijdens het online werken. Tot slot wat daaruit voortvloeiende afspraken zijn in het dagelijkse werk. Begeleid door middel van Live Mindmapping. Kortom, naast het ervaren in spelende omgeving hoe de online samenwerking gaat, krijg je allemaal handreikingen hoe dat beter kan. Daarnaast worden suggesties gedaan hoe de verhalen bij koffiemachine, die nu ontbreken, toch naar boven komen.

Praktisch 

• Overal online te spelen. 
• 1 uur spelen, aangevuld met reflecteren en evalueren. 
• 5-15 mensen tegelijk. 
• Geschikt voor alle videobelplatformen (Zoom, Teams, Google Meet, WebEx, etc.)
• Beschikbaar in het Nederlands of Engels. 

Storymapping: haal verhalen op uit je organisatie

Een methode bedacht en ontwikkeld door World of Minds

Alles wat boven water is en besproken wordt is zichtbaar. Maar wat gebeurt er onder het water oppervlak? Worden de veranderingen ingezet op basis van input vanuit het moment, of opgehaald over langere tijd? Met deze methode zorg je dat je de onderstroom naar boven haalt.

Werken met user stories

Vanuit start-ups en techbedrijven wordt veel met user stories gewerkt, dit zorgt voor de input voor de functionaliteit van een technische oplossing. Deze zelfde denkwijze kan ook erg goed werken als je het inzet voor interne veranderprocessen of team/ en organisatieontwikkeling. Het voordeel hiervan is dat je eenvoudig verhalen ophaalt uit de organisatie, op een moment dat het verhaal zich afspeelt. Deze verhalen kun je naderhand clusteren en in meetings kun je hierover de dialoog aangaan. Zo geef je ruimte aan de onderstroom in organisaties en laat je deze aan de oppervlakte verschijnen.

Stap 1: verhalen ophalen

Verhalen ophalen doe je door middel van een vast format dat gedurende het werk wordt ingevuld. Dit doe je door een vaste vragenlijst in je browser open te zetten. Dit vaste format kan verschillend zijn, maar bevat in ieder geval de volgende elementen: 1) in de situatie dat… 2) wil ik … 3) zodat ik … 4) lastig daarbij is … 5) element van de oplossing is …

Stap 2: analyseren en structureren

De verhalen worden samen geanalyseerd. De verhalen worden vanuit de enquête-software in een mindmap geladen. Hierna kun je labels toekennen en op basis daarvan structureren, clusteren en analyseren. Dit doet eerst iemand die handig is met de software en later met een betrokkene uit de organisatie.

Stap 3: dialoog

In de derde en laatste stap wordt de analyse besproken. Belangrijk daarbij is dat de regels van een goede dialoog in acht worden genomen (luisteren, uitstellen van oordelen en niet suggestieve vragen stellen). Dit kan ondersteund worden door Live Mindmapping – om het begrip en draagvlak te versterken.

Voordelen storymapping

1. Storymapping zorgt ervoor dat je over een langere tijd verhalen ophaalt, dit zorgt voor kwantiteit dat door goede analyse vertaald wordt naar kwaliteit.
2. Doordat het een vast format is, wordt men ertoe gezet feedback op eenduidige wijze neer te zetten en verplicht je de feedbackgevers na te laten denken over de achtergrond en essentie van hun verhalen.
3. Door gebruik te maken van Visual Mapping Software kun je heel goed clusteren en krijg je duidelijk inzichtelijk waar de pijnpunten liggen.
4. Doordat het digitaal is en over een langere periode wordt vergaard, wordt de onderstroom goed zichtbaar.
5. Verhalen zijn beeldend, mensen zijn in de basis verhalend en om iets duidelijk te maken werkt een verhaal goed, daarom is de narratieve opbouw van het storymapping vragenformat erg geschikt.

De verrassing

17% van de beroepsbevolking loopt rond met burn out klachten. Eeuwig zonde! We leven in onwijs welvarend land, tegelijkertijd vergeten we te landen en te voelen. Uiteindelijk ook om te lachen. Zorg dat je met passende en variabele interventies op het juiste moment je werknemers verrast en haal ze uit de (negatieve) draaikolk waarin ze terecht (dreigen te) komen.

Een interventie voor het slechten van de intentie-gedragskloof

Een verrassing kan veel teweeg brengen. Over het algemeen doet het je van je hik afkomen. Maar ook geeft het vaak een lach, al dan niet in tweede instantie. De verrassing biedt ik in vele vormen en gaat altijd op basis van input vanuit de klant. Geïnspireerd op Improv Everywhere ben ik al jaren bezig mensen te verrassen, onder het mom van “Als ik vanavond onderwerp van gesprek ben bij iemand aan tafel, omdat ik de sleur heb doorbroken, is mijn dag geslaagd!”.

Deze zelfde mate van verrassing hebben organisaties nodig. Dit kan in de vorm van een geënsceneerde brainstorm die volledig uit de hand lijkt te lopen, maar uiteindelijk wel dusdanig prikkelt dat het de meeste creatieve input oplevert, tot aan het onderwerp van gesprek zijn bij de koffieautomaat voor 1 dag doordat er iets onverwachts gebeurt op de werkvloer.

Tijdens mijn studie heb ik een minor Entertainment Education gevolgd. Daar heb ik geleerd een entertainment education interventie op te zetten. Door middel van gebruik van verhalen wordt hierbij geprobeerd te intentie-gedragskloof te slechten. Deze theoretische aanpak probeer ik altijd in te zetten bij het organiseren van een verrassing. Het is namelijk belangrijk dat een verrassing een beweging inspireert.

Afhankelijk van de interventie kunnen we gebruik maken van acteurs.

Improv Everywhere organiseert dit soort verrassingen.

Training effectiever werken op basis van 4V cyclus

Tijdens een dagdeel brengen we je een werkwijze bij waarmee je effectiever kunt werken als individu. Indien gewenst kan er daarna verdieping plaats vinden op bepaalde aspecten. Na afloop volgen er diverse gedrag-bestendigingsmomenten, waarin we met jouw team proberen het gedrag te verankeren. Zodat iedereen op dezelfde wijze werkt en dus het team effectiever wordt in het behalen van resultaten. In een cocktail van verschillende theorieën en methoden leren we je effectiever werken. Theorieën van onderstaande schrijvers komen aan bod:

• David Allen
• Tony Crabbe
• Stephen Covey
• Eisenhauer
• James Clear
• Ebbinghaus
• Napoleon Hill

4V cyclus

Vangen

Zorg dat je gedachten vangt. Je hoofd is geen opslagplaats, maar een machine die je moet gebruiken voor het verwerken en vervullen van informatie en doelen. Gebruik daarom een vangnet voor alle informatie en gedachten.

Verwerken

Ga op een vast moment door je vangnet heen. Maak daarbij gebruik van machine gun e-mailen, een techniek van Tony Crabbe, waarmee je snel en gestructureerd door je e-mail heen gaat. Ga daarnaast plannen (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks).

Vervullen

DOEN. Ga aan de slag en gebruik een timer. Als je uit je agenda loopt omdat je te ambitieus gepland heb, geen punt. Schuif de rest geprioriteerd voor je uit.

Vaststellen

Stel vast wat er goed ging en wat minder. Doe dat door middel van een dagelijkse reflectie (einde van de dag) en wekelijkse reflectie (einde van de week). Tijdens het maken van de maandplanning beoordeel je of je nog op koers ligt voor het behalen van je jaardoelen.

Hygiëneregels voor effectief werken

• Druk zijn is slecht
• Effectief “nee” zeggen
• Gebruik Mindmapping
• Gebruik snellezen (elementen)
• Ga mediteren voor meer focus
• NOtificaties – what’s in the name…
• Gebruik een timer

Persona dialoog: verplaats en creëer wederzijds begrip

Anderhalf uur lang overleggen en eigenlijk geen stap dichterbij elkaar gekomen. Of een managementpresentatie waarna iedereen blij weg lijkt te lopen om daarna bij de pisbakken alles letterlijk en figuurlijk af te zeiken. Er is een vertrouwenskloof en een kloof tussen de waarheden die worden ervaren. Zoals Pentascope dat zo mooi de meervoudige werkelijkheid noemt. Die moeten inzichtelijk gemaakt worden. Als men elkaars waarheid kent is dat een startpunt voor meer begrip en betere verstandhouding onderling.

Persona

Een persona wordt vaak gemaakt op een marketingafdeling. Om de marketing- of communicatiedoelgroep te omschrijven. Zodat iedereen weet op wie het bedrijf zich richt en bij campagnes de hele afdeling zich in deze persona weet te verplaatsen. Bij het ontwikkelen van digitale concepten wordt dit ook gebruikt. Interessant is dat dit altijd discussie oplevert tussen de verschillende personen op een marketingafdeling. Dat inzicht heeft ertoe geleid dat we deze methode hebben vertaald naar de interne organisatie. Daarmee kun je een persona maken van:

• Teamleden onderling
• Het bedrijf
• MT leden
• Gemiddelde werknemer

Dit kan los van elkaar en kan gecombineerd. Stap 1 is het opstellen van persona. Dit gaat hetzelfde als bij het opstellen van een persona van de marketingdoelgroep. Alleen zijn de segmenten in dit geval iets anders en vindt er een korte test plaats om de persona’s ook te plaatsen in één van de acht rollen uit de vakken van het concurrerende waardemodel van Robert Quinn.

Na het opstellen van de persona’s volgt stap 2. Dit is het confronteren en inventariseren wat de informatie doet, met de personen wie het betreft, of wanneer er een persona van het bedrijf wordt gemaakt, wat dit zegt over de verschillen die er zijn. Daarna volgt er een socratisch gesprek. Een socratisch gesprek gaat altijd over vijf schijven:

1. Wat is de vraag?
2. Hoe kunnen we de vraag concretiseren?
3. Moment van verplaatsen
4. Argumenteren
5. Essentie: zoektocht fundamentele principes die iets zeggen over de persona

Resultaat persona dialoog

Op basis van de persona komen dingen naar boven die vaak niet aan de oppervlakte verschijnen. We handelen in het dagelijks leven altijd op basis van intuïtieve vooringenomenheid. Tijdens het opstellen en confronteren van de persona’s wordt deze intuïtieve vooringenomenheid gechallenged. Vaak leidt dit tot meer vertrouwen in teams, organisaties en groepen. Resultaten:

• Meer vertrouwen
• Onuitgesproken zaken komen op tafel
• Ontwapening van conflicterende types
• Wederzijds begrip en neemt obstakels weg in samenwerking

Dashboarding en bouwen van online sites en pagina’s

Samen met Future Buzz ontwikkelen we standaard of maatwerk weboplossingen. Dit zijn veelal dashboards waar data op aantrekkelijke wijze wordt getoond.

Eén van de projecten die we samen met Future Buzz hebben ontwikkeld is streekdiensten.nl.